Общий отдел

Адрес электронной почты: azov@donland.ru

ПОЛОЖЕНИЕ

об общем отделе

Администрации города Азова

1. Общие положения

1.1. Общий отдел Администрации города Азова (далее - отдел) является структурным подразделением Администрации города Азова (далее - администрация города), созданным в соответствии со структурой администрации города, утвержденной решением Азовской городской Думы.

1.2. В состав отдела входит сектор мониторинга управления муниципалитетом общего отдела Администрации города Азова (далее - сектор).

1.3. Штатная численность отдела и Положение о нем утверждаются распоряжением администрации города.

1.4. Координацию деятельности отдела осуществляет управляющий делами администрации города.

1.5. Работники общего отдела назначаются и освобождаются от должности главой Администрации города Азова по представлению начальника общего отдела и согласованию с управляющим делами администрации.

1.6. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Ростовской области, областными законами, постановлениями Законодательного Собрания Ростовской области, указами и распоряжениями Губернатора Ростовской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Ростовской области, постановлением Правительства Российской Федерации от 16.11.2020 № 1844 «Об утверждении Правил предоставления субсидии из федерального бюджета автономной некоммерческой организации по развитию цифровых проектов в сфере общественных связей и коммуникаций «Диалог Регионы» на создание и обеспечение функционирования в субъектах Российской Федерации центров управления регионов и Правил создания и функционирования в субъектах Российской Федерации центров управления регионов», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области Уставом муниципального образования «Город Азов», решениями Азовской городской Думы, постановлениями и распоряжениями администрации города, настоящим Положением.

1.7. Реорганизация либо упразднение отдела производится распоряжением администрации города после внесения соответствующих изменений в структуру администрации города в порядке, установленном Уставом муниципального образования «Город Азов».

2. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

2.1. Обеспечение функционирования единой системы делопроизводства, организация документооборота и контроля за исполнением контролируемых документов в администрации города на основе применения современной электронно-вычислительной техники с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства.

2.2. Совершенствование форм и методов работы с документами в администрации города, разработка и внедрение нормативных документов по документационному обеспечению управления в администрации города и организация методической помощи, посредством проведения семинаров и направлению рекомендаций по делопроизводству.

2.3. Обеспечение выпуска правовых актов администрации и единого порядка подготовки и прохождения в аппарате администрации проектов правовых актов администрации города с использованием системы «Дело».

2.4. Обеспечение комплектования, ведения учета, и сохранности документов, образующихся в деятельности администрации города, их ведомственное хранение в установленный срок, в том числе электронных архивных документов и подготовку к своевременной передаче в сектор муниципального архива администрации города на постоянное хранение в соответствии с действующим законодательством. В целях автоматизации архивного хранения документов применять систему «Архивное дело».

2.5. Обеспечение своевременного рассмотрения в администрации города обращений граждан, организация личного приема главой Администрации города Азова, заместителями главы администрации и иными должностными лицами администрации города.

2.6. Мониторинг обработки обращений и сообщений, включающий в себя:

- анализ поступающих обращений и сообщений граждан и юридических лиц, поступивших в адрес органов и организаций в муниципальном образовании;

- структурирование и формализация сути обращений и сообщений граждан и юридических лиц;

- мониторинг сроков и качества обработки обращений и сообщений граждан и юридических лиц, поступающих по указанным каналам связи;

- сбор информации об удовлетворенности граждан и юридических лиц результатами обработки их обращений и сообщений;

- сводный анализ результатов обработки обращений и сообщений граждан и юридических лиц.

2.7. Формирование комплексной картины проблем на основании анализа:

- обращений и сообщений граждан и юридических лиц, поступающих в адрес администрации города и подведомственных организаций;

- обратной связи в формате результатов голосования и общественного обсуждения;

- работы администрации города и подведомственных организаций для отчета главе администрации города;

- конфликтных ситуаций и ошибок при коммуникации отраслевых (функциональных) органов и подведомственных им организаций с гражданами и юридическими лицами, организация каналов коммуникации с использованием социальных сетей, мессенджеров и иных средств электронной коммуникации.

2.8. Формирование рекомендаций по онлайн-взаимодействию администрации города и организаций в муниципальном образовании с гражданами и юридическими лицами, предложений по разработке соответствующих сервисов, выработка рекомендаций для определения приоритетов работы администрации города и организаций в муниципальном образовании.

2.9. Выявление и анализ лучших практик, процессов муниципального управления, выработка рекомендаций по оптимизации процессов предоставления муниципальных услуг, исполнения функций, координация внедрения в муниципальном образовании оптимизированных регламентов, технологических сервисов и централизованных платформ для оказания услуг и исполнения функций.

2.10. Выработка рекомендаций для оперативного решения обнаруженных проблем во взаимодействии администрации города и организаций в муниципальном образовании с гражданами и юридическими лицами.

2.11. Проведение аналитических исследований по удовлетворенности граждан и юридических лиц действиями администрации города и организаций в муниципальном образовании.

3. Функции отдела

3.1. В соответствии с основными задачами отдел выполняет следующие функции:

3.1.1. Разрабатывает и внедряет нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления (делопроизводства) в администрации города;

3.1.2. Осуществляет прием, регистрацию в системе электронного документооборота и делопроизводства, и передачу, поступивших документов и обращений граждан на рассмотрение главе Администрации города Азова, управляющему делами администрации;

3.1.3. Осуществляет распределение и направление служебной корреспонденции исполнителям согласно содержанию резолюций главы администрации города в соответствии с вопросами, отнесенными к их ведению на основании распределения обязанностей между заместителями главы администрации города и управляющим делами администрации;

3.1.4. Осуществляет передачу рассмотренных документов и обращений граждан с резолюцией управляющего делами администрации по назначению в структурные подразделения администрации города, контроль за их прохождением и исполнением в установленные сроки;

3.1.5. Осуществляет общий контроль за выполнением нормативных актов, за исполнением документов, обращений граждан, решений и поручений, за соблюдением структурными подразделениями, отраслевыми (функциональными) органами администрации города установленных требований по оформлению документов;

3.1.6. Осуществляет отправку исходящей (отправляемой) служебной корреспонденции за подписью главы Администрации города Азова и управляющего делами администрации с использованием системы «Дело» и средств электронной связи, а также отправку исходящей письменной корреспонденции аппарата администрации по средствам почтовой связи с использованием услуг ФГУП «Почта России». Отправка корреспонденции иными государственными и негосударственными почтовыми экспресс-службами, в том числе государственной фельдъегерской службой Российской Федерации в компетенцию отдела не входит;

3.1.7. Осуществляет взаимодействие с приемными главы Администрации города Азова, заместителями главы администрации города и управляющего делами администрации по организации и осуществлению электронного документооборота с использованием системы «Дело» и электронно-цифровой подписи и оформлению реестров почтовых отправлений;

3.1.8. Организует разработку инструкций и положений по вопросам делопроизводства, разработку бланков документов и обеспечивает контроль за соблюдением Регламента администрации города, инструкции по делопроизводству в администрации города и других правовых актов, регламентирующих подготовку и прохождение документов;

3.1.9. Осуществляет изготовление и регистрацию с использованием системы «Дело» постановлений и распоряжений администрации города по основной деятельности, их тиражирование, заверение, хранение и рассылку заинтересованным структурным подразделениям и отраслевым (функциональным) органам администрации города, иным лицам, а также исполнителям правового акта согласно листу рассылки;

3.1.10. Обеспечивает внесение информации в базу данных системы «Дело» при внесении изменений и отмене постановлений и распоряжений администрации города, сведений об опубликовании в средствах массовой информации;

3.1.11. Подготавливает перечень муниципальных нормативных правовых актов администрации города, подлежащих включению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Ростовской области и их ежемесячное представление в Правительство Ростовской области и Азовскую межрайонную прокуратуру;

3.1.12. Направляет подписанные муниципальные нормативные правовые акты ответственным исполнителям для опубликования в официальном вестнике «Азов официальный»;

3.1.13. Оформляет соответствующим образом, учитывает и хранит в течение установленного срока постановления и распоряжения администрации города, подготавливает и сдает их в сектор муниципального архива на постоянное хранение;

3.1.14. Разрабатывает сводную номенклатуру дел администрации города, классификатор структурных подразделений аппарата администрации города, отраслевых (функциональных) органов администрации города, муниципальных предприятий и учреждений администрации города, формирует и обеспечивает хранение дел в пределах сроков их хранения, обеспечивает проведение экспертизы ценности документов, передачу дел постоянного срока хранения в сектор муниципального архива;

3.1.15. Осуществляет исполнение запросов юридических и физических лиц и выдачу по указанию управляющего делами администрации, начальника общего отдела администрации города заверенных копий и выписок из правовых актов администрации города по основной деятельности, находящихся на хранении в общем отделе администрации в течение установленного срока и не переданных на постоянное хранение в сектор муниципального архива;

3.1.16. Разрабатывает сводный акт администрации города на уничтожение дел, срок хранения которых истек, и осуществляет подготовку заседаний постоянно действующей экспертной комиссии администрации города;

3.1.17. Осуществляет согласование эскизов, изготовление, выдачу, учет, изъятие и уничтожение печатей и штампов администрации города и ее структурных подразделений;

3.1.18. Разрабатывает и реализует рациональную и эффективную систему работы с контролируемыми документами и поручениями главы администрации города и вышестоящих органов;

3.1.19. Обеспечивает работу по рассмотрению обращений граждан, поступивших в администрацию города на имя главы Администрации города Азова и осуществляет контроль за прохождением и сроками рассмотрения обращений граждан;

3.1.20. Осуществляет предварительную беседу с гражданами, запись на прием к главе Администрации города Азова, заместителям главы администрации по социальным вопросам и вопросам сферы жилищно-коммунального хозяйства по вопросам, отнесенным к их ведению, организация проведения приема, учет и контроль за исполнением документов по личному приему граждан;

3.1.21. Составляет график личного приема граждан главой администрации города, заместителями главы администрации города и управляющим делами администрации;

3.1.22. Координирует и обеспечивает работу приемной по обращениям граждан администрации города;

3.1.23. Проверяет по поручению главы администрации города состояние дел по рассмотрению предложений, заявлений, жалоб граждан в отраслевых (функциональных) органах и подведомственных организациях, учреждениях администрации;

3.1.24. Осуществляет методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства и контроля в администрации города и ее структурных подразделениях, а также оказывает методическую помощь отраслевым (функциональным) органам администрации города в области делопроизводства и по организации контроля за исполнением документов;

3.1.25. Осуществляет ведение аналитической и статистической работы по документам и обращениям граждан, рассылку справок-напоминаний по исполнению в установленные сроки документов, обращений граждан и представление информации о работе с контрольными документами и обращениями граждан за месяц, квартал, полугодие, год главе Администрации города Азова, управляющему делами администрации по запросу;

3.1.26. Обеспечивает изготовление и печатание текстов Почетных грамот главы администрации города, Благодарностей главы Администрации города Азова, Благодарственных писем главы Администрации города Азова;

3.1.27. Осуществляет подготовку и оформление муниципальных контрактов на почтовые услуги, услуги сотовой связи, поставку подарочных букетов цветов и услуги по переплету документов;

3.1.28. Обеспечивает размещение информации о деятельности отдела в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Ростовской области;

3.1.29. Осуществляет взаимодействие с МКУ «Центр обеспечения деятельности Администрации города Азова» по вопросам пропускного режима, материально-технического обеспечения работы аппарата администрации, санитарно-технического состояния здания и прилегающей территории;

3.1.30. Обеспечивает порядок формирования и ведения Реестра муниципальных услуг муниципального образования «Город Азов».

3.2. Сектор осуществляет:

3.2.1. Координацию работ по мониторингу и обработке всех видов обращений и сообщений граждан и юридических лиц, поступающих в администрацию города и муниципальные учреждения, в том числе с использованием федеральных, региональных, муниципальных систем обратной связи и обработки сообщений, а также публикуемых гражданами и юридическими лицами в общедоступном виде в социальных сетях, мессенджерах, иных средствах электронной массовой коммуникации;

3.2.2. Координацию взаимодействия администрации города и муниципальных учреждений с гражданами через социальные сети, мессенджеры и иные средства электронной коммуникации по направлениям и тематикам деятельности муниципального центра управления;

3.2.3. Обеспечение оперативного реагирования по направлениям и тематикам деятельности муниципального центра управления через взаимодействие с органами и юридическими лицами;

3.2.4. Предоставление дополнительной информации в целях территориального и стратегического планирования развития города Азова;

3.2.5. Предоставление дополнительной информации в целях территориального и стратегического планирования развития Ростовской области;

3.2.6. Координацию работы по мониторингу и обработке обращений осуществляется путем:

- анализа поступающих обращений;

- структурирования и формализации обращений (при необходимости);

- контроля сроков и качества обработки обращений;

- контроля за полнотой и качеством решения вопросов, поставленных в обращении;

- сбора информации об удовлетворенности граждан результатами обработки их обращений;

- сводного анализа результатов обработки обращений;

- методического сопровождения деятельности структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов, организаций по оптимизации процессов обработки обращений в части сроков и порядка рассмотрения обращений, по повышению качества взаимодействия структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов, организаций в обработке обращений, публикуемых гражданами в общедоступном виде в социальных сетях, иных электронных средствах массовой коммуникации;

3.2.7. Обеспечение создания межведомственных и отраслевых механизмов ускоренного решения проблем по тематикам обращений;

3.2.8. Обеспечение создания межведомственных и отраслевых механизмов устранения первопричин обращений;

3.2.9. Осуществление автоматического анализа по заданным критериям проблемы;

3.2.10. Представление результатов анализа куратору МЦУ;

3.2.11. Осуществление выделения приоритетов в деятельности отраслевых блоков;

3.2.12. Обеспечение оценки деятельности структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов администрации города и муниципальных учреждений в соответствии со следующими критериями:

- количество обращений, скорость реагирования на обращения, полнота и качество разрешения вопросов, поставленных в обращении;

3.2.13. Осуществление подготовки сводных отчетов о деятельности отраслевых блоков для куратора МЦУ;

3.2.14. Осуществление оценки показателей работы ответственных за отраслевые блоки;

3.2.15. Выполнение иных функций, предусмотренных настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами.

4. Права отдела

Отдел для осуществления своих задач и функций имеет право:

4.1. Разрабатывать и вносить на рассмотрение в установленном порядке проекты решений Азовской городской Думы, правовых актов администрации города, инструкций и положений по вопросам делопроизводства и контроля, а также по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.2. Запрашивать у структурных подразделений администрации города, отраслевых (функциональных) органов администрации города, государственных органов, органов местного самоуправления, иных организаций документы, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

4.3. Пользоваться в установленном порядке банками данных администрации города.

4.4. Осуществлять доступ к компьютерным информационным системам общего пользования, в том числе к сети «Интернет».

4.5. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами и проводить проверки ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах администрации города и доводить итоги проверок до управляющего делами администрации.

4.6. Вносить предложения управляющему делами администрации о применении мер дисциплинарного воздействия в случаях нарушения структурными подразделениями и должностными лицами администрации города установленных правил и сроков работы с документами, сохранности служебной и персональной информации, документов.

4.7. Требовать от руководителей структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации города выполнения, установленных Инструкцией по делопроизводству правил работы с документами.

4.8. Не принимать к производству (оформление, регистрация, рассылка, печатание, размножение и т.д.) и возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушениями требований Регламента администрации города и Инструкции по делопроизводству в администрации города.

4.9. Устанавливать сроки предоставления информации по контролируемым документам и контролировать сроки исполнения документов, запрашивать сведения о ходе исполнения документов.

4.10. Подписывать служебные документы в пределах компетенции отдела.

4.11. Давать разъяснения справочного характера, а также выдавать справки по запросам организаций и граждан в пределах своей компетенции.

4.12. Созывать и проводить совещания по вопросам, входящим в круг деятельности общего отдела, привлекать для участия в них специалистов отраслевых (функциональных) органов администрации и других организаций.

4.13. Организовывать «круглые столы» и «горячие линии», телефоны доверия и иные разнообразные формы работы с населением.

4.14. Выделять и согласовывать к уничтожению документы администрации города, ее структурных подразделений с истекшими сроками хранения.

4.15. Заверять копии постановлений и распоряжений администрации города, служебных документов.

4.16. Запрашивать и в согласованные сроки безвозмездно получать от государственных и муниципальных органов, общественных объединений, предприятий, учреждений, организаций, справочные, статистические и другие необходимые сведения и материалы, по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.17. Запрашивать и в согласованные сроки безвозмездно получать от государственных и муниципальных органов, общественных объединений, предприятий, учреждений, организаций, ответы на вопросы, поступающие в обращениях граждан по системам «Инцидент Менеджмент» и «Платформа обратной связи».

4.18. Вносить на рассмотрение администрации города и органов государственной власти Ростовской области предложения по обеспечению реализации принятых решений в установленные сроки, по совершенствованию установленных нормативов и стандартов, другие предложения по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5. Руководство отделом и сектором

5.1. Руководство отделом и сектором осуществляет начальник общего отдела администрации города (далее – начальник отдела).

5.1.1. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности главой администрации города путем издания правового акта администрации по представлению управляющего делами администрации.

5.2. Начальник отдела:

5.2.1. Представляет главе Администрации города Азова на утверждение Положение об отделе, его структуру, штатную численность;

5.2.2. Вносит предложения о назначении и освобождении работников отдела, их поощрении и применении к ним дисциплинарных взысканий;

5.2.3. Руководит деятельностью отдела, организует работу сотрудников отдела, в пределах своей компетенции, обеспечивает выполнение поручений главы Администрации города Азова, управляющего делами администрации, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач;

5.2.4. Планирует работу отдела, и самостоятельно решает текущие задачи, подписывает служебную документацию в пределах компетенции отдела;

5.2.5. Участвует в проведении аттестации работников отдела, обеспечивает повышение их профессионального уровня;

5.2.6. Вносит предложения о направлении работников отдела в служебные командировки;

5.2.7. В рамках своей компетенции представляет отдел во взаимоотношениях с государственными органами, органами местного самоуправления, другими органами и организациями;

5.2.8. Проводит работу по изучению деятельности отраслевых (функциональных) органов администрации, вносит предложения руководству администрации города о мерах по улучшению организации работы отраслевых (функциональных) органов по вопросам делопроизводства, контроля за исполнением документов.

5.3. В случае отсутствия начальника отдела руководство отделом осуществляет назначенный для исполнения обязанностей начальника отдела сотрудник администрации города в порядке установленным Трудовым законодательством.

6. Ответственность работников отдела

6.1. Начальник отдела несет персональную ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение задач и функций, возложенных на отдел, с учетом прав, предоставленных настоящим Положением.

6.2. Другие работники отдела и сектора несут персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, установленных должностными инструкциями.

7. Взаимоотношения

7.1. Отдел взаимодействует со структурными подразделениями и должностными лицами Правительства Ростовской области и администрации города, с Центром управления регионом Ростовской области, с Азовской городской Думой, Контрольно-счетной палатой города Азова, с государственными органами, предприятиями, организациями, учреждениями и гражданами города по вопросам, отнесенным к сфере деятельности отдела.